Если не работает ЭДО, сохраните PDF существующего счёта из доступной учётной программы; если готового файла нет, подготовьте счёт отдельно и согласуйте отправку с покупателем. Бесплатная форма для юрлиц и ИП без регистрации: https://sbqr.ru/resheniya/schet-s-qr-kodom/. Для регулярных счетов, квитанций физлицам и массовых квитанций из Excel — анкета кабинета: https://sbqr.ru/page/payment_QR.html. Логотип, печать и изображение подписи доступны при полном доступе.
Недоступность ЭДО не всегда мешает открыть учётную программу и скачать уже подготовленный счёт. Начните с проверки: так проще сохранить прежние номер и сумму и не выставить один счёт дважды.
Обычный PDF-счёт передаёт данные для оплаты. Он не заменяет обязательные УПД, счета-фактуры, электронные перевозочные документы, отчётность и электронную подпись. Прямую отправку счёта согласуйте с контрагентом с учётом принятого порядка документов по сделке.
Что проверить, если не работает ЭДО
- Найдите счёт в учёте и сохранённых файлах: номер, дата, покупатель, сумма.
- Проверьте статус исходящей отправки, если он доступен, и уточните у покупателя, получен ли документ.
- Если счёт уже есть, отправьте его PDF как копию с прежними реквизитами документа и пояснением «Повторная оплата не требуется».
- Если готового файла нет, подготовьте счёт отдельно. Новый номер по своей нумерации нужен только действительно новому счёту.
Сохраните уведомления о сбое и переписку: это поможет восстановить последовательность действий после восстановления доступа.
Как подготовить счёт с QR-кодом: 4 шага
Шаг 1. Номер и дата
Откройте форму счёта с QR-кодом. Укажите номер и дату с учётом проверки существующих счетов. Сохраните эти данные вместе с PDF для последующей сверки с учётом.
Шаг 2. Реквизиты продавца и покупателя
Возьмите наименование, ИНН и КПП из проверенной карточки организации или договора. Расчётный счёт продавца, БИК и банковские реквизиты — из актуальной карточки банковских реквизитов. Не переносите данные из учебного примера в реальный счёт.
По ИНН и БИК форма помогает подставить данные, если источники доступны. Проверьте результат по исходным документам. Если поиск недоступен, введите проверенные сведения вручную. Банковские реквизиты не берутся из ЕГРЮЛ: форма может подставить их из ранее заполненного профиля продавца. Расчётный счёт в любом случае сверьте с актуальными реквизитами.
Шаг 3. Позиции и НДС
Учебный расчёт: техническое обслуживание — 18 000 ₽ и два выезда инженера по 3 500 ₽, сумма строк — 25 000 ₽. Если это цена без НДС, при начислении 22% сверху налог составит 5 500 ₽, итог к оплате — 30 500 ₽. Если цена уже включает НДС 22%, налог внутри суммы составит 4 508,20 ₽, итог останется 25 000 ₽. Ставка зависит от операции, режим расчёта — от согласованной цены.
Проверьте позиции, единицы измерения и цены по договору или заказу. При необходимости укажите согласованный срок оплаты в поле «Дополнительная информация».
Шаг 4. PDF, проверка и отправка
Нажмите «Сформировать счёт с QR-кодом (PDF)» и сохраните файл. Сверьте номер, дату, стороны, позиции, НДС и итог. QR помогает перенести платёжные данные в поддерживающее его банковское приложение; перед подтверждением оплаты покупатель должен проверить результат.
Считайте QR в поддерживающем его банковском приложении и сверьте получателя, ИНН, расчётный счёт, сумму и назначение с PDF, не подтверждая платёж. Если данные расходятся, исправьте форму и создайте файл заново. Подготовить счёт бесплатно: https://sbqr.ru/resheniya/schet-s-qr-kodom/.
Отправьте PDF по согласованному с покупателем каналу. Если это копия существующего счёта, укажите его номер и дату и поясните, что это не новое начисление. Уже оплаченный счёт повторно оплачивать не нужно. Сохраните файл и переписку.
Как выбрать способ подготовки счёта во время сбоя
| Способ | Когда подходит | Что проверить |
|---|---|---|
| PDF существующего счёта из учёта | Учётная программа открывается | Прежние номер, дату, сумму и факт получения покупателем |
| Проверенный шаблон | Есть шаблон и исходные данные | Реквизиты, формулы, НДС и итог; наличие QR зависит от шаблона |
| Онлайн-форма счёта | Готового файла нет, доступен интернет | Номер и все данные; в бесплатном PDF есть отметка о сервисе, нет логотипа, подписи и печати продавца |
| Согласованный порядок при сбое | Нужен обязательный электронный документ | Действия с ответственным за документооборот и оператором |
Что сделать после восстановления учёта и ЭДО
- Сверьте записи в учёте, статусы исходящих документов и сохранённые PDF.
- Если счёт ещё не отражён в учёте, внесите его с сохранёнными номером, датой и суммами. Если запись есть, используйте её, не создавайте дубль.
- Сверьте платежи по банковской выписке и свяжите поступление с нужным счётом.
- Уточните у покупателя, какие документы дошли после восстановления очередей, и согласуйте дальнейший обмен.
Автоматического переноса из онлайн-формы в вашу учётную систему нет: сверку и отражение документа выполняет ответственный сотрудник.
Когда нужен кабинет
Бесплатная форма позволяет подготовить счёт организации или ИП. Для регулярных счетов и квитанций можно использовать кабинет:
- реквизиты продавца сохраняются в профиле;
- можно готовить счета для организаций и ИП и квитанции для физлиц;
- массовая подготовка из Excel относится к квитанциям;
- при полном доступе можно добавлять изображения логотипа, печати и подписи.
Заполните анкету: https://sbqr.ru/page/payment_QR.html. Изображение подписи не заменяет электронную подпись.